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空運貨代操作（Airfreight Operation）：在日常工作中主要劃分為接單、訂艙、送貨/寄單、出重、制單、報關、交單、對賬單和后續跟蹤等各環節，各環節相互銜接、相輔相成。

1、接單和訂艙

接單工作應成為日常操作中“最優先”的工作環節，必須迅速、高效，用最短時間確認業務的可操作性并予以安排。接單員自接到委托書后應30分鐘內完成以下基本信息的確認。對于部分暫時無法確認的信息，仍需及時安排并予以跟進處理。

1.1、審核委托內容和確認服務要求

（1）接單員/操作員預先審核客戶的委托內容

客戶給的訂艙委托書需顯示但不限于：發貨人SHIPPER/收貨人CONSIGNEE/通知人NOTIFY（包括名稱、地址、聯系方式、郵編等）、航空公司/航班日期、起運港/目的港、中英文貨名、運價、托運人的簽字或蓋章等。

（2）接單員/操作員預先確認客戶服務要求

服務要求一般包括是否：出分單、有隨機文件、上門提貨、代出鑒定、商檢換證、報關（買單/退稅）等；同時確認貨物和單證備齊時間、服務要求時間等。這些信息和要求務必在客戶訂艙委托書上列明。

1.2、運價核對

接單員/操作員收到訂艙委托書后，先對運價和其他服務費用進行確認。

（1）對來自銷售部的業務：須與銷售員核對運價和其他服務費用是否正確，并由銷售員在訂艙委托書上簽字確認，然后再向相應航司訂艙或正式開始操作。特殊情況可先口頭與銷售員確認， 待銷售員返回公司再補簽字確認。

（2）對于公司業務：須與市場相關人員或航線主管人員及時確認后再安排訂艙或正式開始操作。

1.3、訂艙與《進倉通知》

（1）訂艙：一般提前3-5天安排訂艙，貨物在外地或旺季時根據發貨和市場情況最好提前5天以上才能保證及時到貨與定到艙位。訂艙包括：填制、發送訂艙單（向訂艙代理）/直接網上訂艙（向簽約航司）和訂艙信息確認。特別注意訂艙信息確認，如果定不到客戶要求的航班，及時和客戶溝通解決。

（2）進倉通知：定好艙后，及時給客戶反饋。如果客戶自送貨或發物流/快遞/國內空運，第一時間給客戶發《進倉通知》，并提醒客戶最早（避免倉儲費）和最晚到貨時間；如果需要上門提貨，和客戶確認提貨時間、地點、聯系人和聯系方式。

1.4、錄入貨運系統

銷售/業務員在接單時，就要在貨運系統開單，創建空運出口工作號、輸入業務有關數據，然后把單據和信息轉給操作員/客服開始正式操作。輸入業務數據包括但不限于：委托人/發貨人信息、訂艙代理、服務要求、運單要求、航班和航班日期、起運港/目的港、中英文貨名、件重尺等。

2、提/送貨和寄單

2.1、送貨分三種情況：

一是客戶自送貨（交BGS/國航/宏遠庫，包括發快遞或物流直送倉庫的情況）；

二是客戶委托我司上門提貨；

三是客戶委托我司到貨運站（物流、快遞、國內空運）提貨。

要預先與客戶確認：發貨要求（自送貨還是委托我司提貨）、發貨時間、地點、發貨方式（直送、物流、快遞、國內空運、上門提貨）、廠家聯系人和聯系電話（如為上門提貨）、是否需要打托、換包裝、貼嘜等。

2.2、報關單據分三種情況：

一是代理退稅——用代理退稅的公司的抬頭，一般為貿易公司或進出口公司；

二是買單報關——用買單公司抬頭，不退稅；

三是客戶單據報關——用客戶自己的抬頭，一般都退稅。

代理退稅和買單報關：要根據客戶提供的箱單/發票等制作報關單據；
客戶單據報關：客戶自己制作單據，并寄正本報關委托書和正本合同箱單發票等（可以電子委托時，就不用寄）。

貨物與報關信息：報關品名、數量、貿易方式、成交方式、單價/總價、境內貨源地、HS編碼、申報要素等信息跟客戶要或與客戶確認。

2.3、提/送貨

（1）如果客戶自送貨（包括發快遞或物流直送倉庫的情況）：及時發《進倉通知》給客戶，并提醒客戶最早（避免倉儲費）和最晚到貨時間。一般提前2天到貨（如周三的航班，周一到貨），提前到貨超過兩天可能會有倉儲費。如周一到貨周四以后航班，就可能有倉儲費。

（2）如果需要上門提貨：根據客戶要求安排車子（自有車或合作車隊）。根據航班日和客戶備貨情況，和客戶確認好提貨時間、地點、聯系人和聯系方式。注意：根據貨物件數、毛重和尺寸安排合適的車子，確保所派車子適載；并確認是否有報關/隨機單據交司機帶回。

（3）如果需要到貨運站（物流、快遞、國內空運）提貨：根據航班日和客戶發貨情況，和客戶及貨運站（物流、快遞、國內空運）確認好提貨時間、地點、聯系人和聯系方式。安排車子（自有車或合作車隊）。注意事項同（2）。

2.4、寄送單據

（1）如果是代理退稅或買單（不退稅）報關： 客戶不用寄報關單據，但需要客戶提供WORD、EXCEL版的箱單和發票。我們根據客戶提供的箱單和發票，用代理退稅公司或買單公司的抬頭，制作全套報關單據。

（2）如果客戶單據報關（一般都退稅）：到單據時間千萬不要晚于到貨時間。單據盡量單獨寄快遞，不要跟貨一起。務必預先審核報關單據，有問題馬上向客戶反饋、確認，確保所有問題在報關預錄和出重前處理完畢。

3、出重、制單、報關和交單

3.1、出重和制單

（1）入庫和出重：

入庫前要特別注意是否要打托、貼嘜，是否有特殊要求如：不到45公斤“做到”45公斤、不到1比300“做到”1比300。如果打托，就要提醒客戶托盤重量和相關費用。

實際出重的“件重尺”要第一時間與客戶委托的“件重尺”核對，注意是否有異常情況，如毛重、尺寸跟客戶委托的有顯著差異，就要及時跟客戶說。

（2）制單：及時核對運單（AWB），一般也給客戶核對并確認。注意：是否出分單，是否中性運單，是否靠級，各航司的制單要求和客戶的特殊要求（尤其是信用證條款時要特別注意）。出了正本運單之后，要第一時間通知報關員。客服要協調好現場操作和制單員以及報關員之間的溝通和銜接。

3.2、預錄和申報

（1）單據審核：一定要預先審核報關單據，如有問題馬上向客戶反饋、確認。如果客戶要退稅，報關單所有信息一定要跟客戶確認好，不能擅自做決定。

（2）報關預錄：盡量提前備好單據、進行預錄入，需要及時制作并和客戶確認報關單據。沒能及時審核或確認單據很容易導致報關延誤，甚至影響出運。

（3）正式申報：報關員應及時去取稱重條/托書/運單等（或由現場操作或制單員、跑單司機送給報關員），及時掃描（無紙），向海關系統發送數據，等待放行。第一時間掃描報關單/預錄單（客戶抬頭報關時），發給客戶。及時、主動地把報關單/預錄單發給客戶，能明顯提高客戶滿意度。

3.3、錄入和交單

（1）錄入：錄入之后才能交單。一般由現場操作錄入，有的由訂艙代理錄入，也有的由我們錄入。記得及時把運單/主單（美國還需要信息表）發給相關訂艙代理或航空公司。

（2）交單：注意截交單時間，最好一報完關就馬上交單。交單前務必再次確認是否有隨機文件，還要特別注意單子上的中英文品名是否容易引起交不了單（如柜臺有可能要求提供鑒定或其他情況）。

4、費用與賬單

（1）費用錄入：出重后，在貨運系統錄入計費重量及所有費用（包括應收、應付），導出對賬單，并發給客戶核對、確認。如果有特殊費用或額外費用，一定要注明。各種費用要列出明細，不能籠統、合并，以免客戶看不明白，影響服務質量和客戶滿意度。

（2）對賬單（Debit Note）：要及時給客戶確認，盡早開票并寄給客戶。給客戶寄發票時，一定要把對賬單一起寄，這樣才能讓客戶一目了然，知道這張發票的費用明細以及歸屬于哪個工作號（單子）。

（3）催款：發票寄出后，要根據賬期，催促客戶及時付款并提供付款水單。催款和賬期管理一般由財務部負責，特殊情況相關銷售/業務員也要協助催款。

5、后續跟蹤與退單

（1）后續跟蹤：主動告訴客戶起飛情況，中轉情況，到達情況等。

（2）跟進退單：讓報關員及時安排貼簽。這個環節經常被忽略，退單不及時，很容易嚴重影響客戶滿意度，甚至失去客戶。

溫馨提示：根據海關總署公告2015年第14號（關于取消打印出口貨物報關單證明聯〔出口退稅專用〕的公告 ），2015年5月1日起，取消紙質報關單退稅聯了，所以這個環節沒有了。

  文/飛捷騰達-國際貨代精英

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